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PowerPoint es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear presentaciones. Las presentaciones son imprescindibles hoy en día ya que permiten comunicar información e ideas de forma visual y atractiva.
Algunos ejemplos de su aplicación práctica podrían ser:
- En la enseñanza, como apoyo al profesor para desarrollar un determinado tema.
- La exposición de los resultados de una investigación.
- Como apoyo visual en una reunión empresarial o conferencia.
- Presentar un nuevo producto.
- Y muchos más...
En definitiva, siempre que se quiera exponer información de forma visual y agradable para captar la atención del interlocutor.
Con PowerPoint, podemos crear presentaciones de forma fácil y rápida pero con gran calidad, ya que incorpora gran cantidad de herramientas que nos permiten personalizar hasta el último detalle. Podemos controlar el estilo de los textos y de los párrafos, insertar gráficos, dibujos, imágenes... También es posible insertar efectos animados, películas y sonidos. Asimismo, podremos revisar la ortografía de los textos e incluso insertar notas para que el locutor pueda tener pequeñas aclaraciones en su exposición, además de muchas otras posibilidades que veremos a lo largo del curso.
Trabajar con diapositivas
Insertar una nueva diapositiva
Para apreciar mejor cómo se inserta la diapositiva te recomendamos que utilices la vista normal.
Puedes añadir una diapositiva de dos formas:
Pulsa en el botón Nueva diapositiva que se encuentra en la pestaña Inicio.
Una vez realizado esto podrás apreciar que en el área de esquema aparece al final una nueva diapositiva. En caso de haber una diapositiva seleccionada, la nueva se insertará tras ella.
Como puedes ver en la imagen anterior, si hacemos clic en la flecha que se encuentra bajo el botón Nueva diapositiva, podremos elegir su diseño o tema.
Seleccionar diapositivas
Para poder realizar las acciones que veremos posteriormente será necesario, a veces, saber seleccionar diapositivas. Por lo tanto vamos a ver cómo hacerlo.
Desde la vista Normal, lo más adecuado es seleccionarlas en las miniaturas que se muestran en el área de esquema. Aunque, si tenemos muchas diapositivas, resulta más cómodo hacerlo desde la vista Clasificador de diapositivas.
Para seleccionar una diapositiva, hacemos clic sobre ella. Así, las acciones realizadas se aplicarán a esta.
Para seleccionar varias diapositivas consecutivas, hacemos clic sobre la primera de ellas y pulsamos la tecla MAYÚS. Sin soltar dicha tecla, hacemos clic en la última diapositiva del tramo a seleccionar.
Para seleccionar varias diapositivas no contiguas, mantendremos la tecla CTRL pulsada e iremos haciendo clic en cada una de ellas.
Como puedes observar, las diapositivas seleccionadas se distinguen por el borde coloreado que las rodea.
Copiar una diapositiva
Si estás situado en la vista normal te aconsejamos que selecciones la pestaña de diapositiva del área de esquema ya que te será más fácil situarte en el lugar dónde quieres copiar la diapositiva. También resulta muy práctico realizar este tipo de acciones desde la vista clasificador de diapositivas.
Para copiar una diapositiva en una misma presentación puedes hacerlo de varias formas:
Desde la cinta:
- Selecciona la diapositiva a copiar y pulsa en el botón de copiar
que se encuentra en la pestaña Inicio. - Después selecciona la diapositiva detrás de la cual se insertará la diapositiva a copiar y pulsa el botón
.
Desde el menú contextual:
- Haz clic con el botón derecho del ratón sobre la diapositiva a copiar y selecciona la opción Copiar en el menú contextual que se muestra.
- Haz clic con el botón derecho del ratón entre dos diapositivas, es decir, donde queramos insertar la copia. Deberemos seleccionar la opción de pegado más adecuada.
Desde el teclado:
- Haz clic sobre la diapositiva a copiar y pulsa la combinación de teclas CTRL + C (que realiza la acción de copiar).
- Haz clic sobre la diapositiva detrás de la cual se insertará la copia y pulsa CTRL + V (pegar).
Es posible copiar varias diapositivas a la vez, seleccionándolas antes de ejecutar la acción de copiar.
Duplicar una diapositiva
Otra forma de copiar una diapositiva es duplicándola, la diferencia es que duplicar sirve para copiar una diapositiva en la misma presentación mientras que con copiar puedes copiar la diapositiva en otra presentación.
Para duplicar primero selecciona las diapositivas a duplicar. Una vez seleccionadas puedes duplicarlas de varias formas, elige la que más cómoda te resulte:
Desde la banda de opciones desplegando el menú Nueva diapositiva y seleccionando la opción Duplicar diapositivas seleccionadas.
O bien utilizando la combinación de teclas Ctrl + Alt + D
Mover diapositivas
Para mover una o varias diapositivas realizamos los mismos pasos que para copiarlas. La única diferencia es que la acción a realizar será Cortar/Pegar, en vez de Copiar/Pegar.
Por lo tanto, podemos hacerlo desde:
- La opción Cortar del menú contextual, o de la ficha Inicio .
- La combinación de teclas CTRL+X.
O bien arrastrando:
Para mover las diapositivas de lugar dentro de una misma presentación debemos seleccionar la diapositiva a desplazar y, sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrastrarla hasta la posición final.
Al desplazarla el puntero del ratón muestra junto a él un rectángulo dibujado. Cuando nos situamos entre dos diapositivas, se abrirá un espacio que nos muestra el lugar que ocuparía la diapositiva si decidiésemos moverla. Por ejemplo, si queremos colocar la segunda diapositiva entre las diapositivas 3 y 4, moveremos el ratón hasta que se abra un espacio entre la 3 y la 4. En la siguiente imagen puedes observar cómo se ha realizado la operación en la vista Clasificador de diapositivas.
Una vez estamos situados en la posición de destino, soltamos el botón del ratón y automáticamente la diapositiva se desplazará a la posición. Las diapositivas se renumerarán de acuerdo con su nuevo orden.
El funcionamiento es idéntico en la vista Normal, donde lo más sencillo sería mover las miniaturas de las diapositivas. También podemos moverlas si se encuentra activa la vista Esquema. En este último caso lo haremos desplazando el pequeño símbolo que las representa 
. Lo arrastraremos hasta que nos aparezca una delgada línea entre las dos diapositivas donde lo queremos posicionar. Esta línea nos indica el lugar final que ocuparía la diapositiva si soltasemos el botón izquierdo del ratón. La siguiente imagen muestra cómo realizaríamos el mismo movimiento que hemos visto anteriormente: la segunda diapositiva entre las diapositivas 3 y 4.
Como puedes apreciar en estas imágenes la diapositiva 2 ha pasado a ocupar la posición 3 y la que ocupaba la posición 3 pasa a ser la 2.
Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el ejercicio Mover diapositivas
Eliminar diapositivas
Para eliminar una o varias diapositivas, lo primero que debemos hacer es seleccionarlas, como ya hemos visto en esta unidad. Luego, disponemos de dos métodos para ejecutar la eliminación. Escoge el que más cómodo te resulte.
Animaciones y transiciones
En las presentaciones podemos dar movimiento a los objetos e incluso al texto que forman parte de ellas, haciéndolas así más profesionales o atractivas, además de conseguir llamar la atención de las personas que la están viendo.
Animar textos y objetos
Para animar un texto u objeto lo primero que hay que hacer es seleccionarlo. A continuación, habrá que ir a la ficha Animaciones, grupo Animación y seleccionar cualquiera de las que se muestran.
En función de la animación escogida se activará el botón Opciones de efectos, que nos permitirá personalizar algunos aspectos del efecto en sí. Por ejemplo, si escogemos una animación de desplazamiento, desde este botón podremos indicar en qué dirección se desplazará. Si escogemos una que añada algún objeto de color, podremos elegir qué color utilizar, etc.
Una vez aplicada la animación apreciarás en la diapositiva un pequeño número junto al objeto.
Los números se van asignado correlativamente a los objetos animados de la diapositiva. Además, percibiremos que el fondo del número se muestra rosado para aquel objeto que esté seleccionado. Así, si utilizamos la ficha de Animaciones para alterar algún efecto, sabremos siempre sobre qué objeto estamos trabajando.
Desde el grupo de Intervalos podremos definir si la animación se iniciará con un clic, si se iniciará a la vez que la anterior o si lo hará después de ella. Incluso podremos establecer la duración del efecto. El resultado final lo comprobaremos fácilmente, ya que, por defecto, el efecto se muestra en la vista Normal. Y también podremos forzar una Vista previa desde la cinta.
Quitar una animación.
Para quitar una animación, seleccionamos el número que la representa en la diapositiva y pulsamos la tecla SUPR.
Tipos de animaciones.
Si observas la vista previa de las animaciones verás que se representan con una estrella que dibuja más o menos el efecto que produce. Esta estrella se aprecia en tres colores distintos:
- Verde para las animaciones de entrada. Es decir, las que se suelen aplicar para mostrar o iniciar el objeto.
- Amarillo para las animaciones de énfasis. Es decir, las que se centran en enfatizar el objeto, haciéndolo destacar sobre el resto.
- Rojo para las animaciones de salida. Estas dan un efecto al objeto para dar la impresión de que se va, o desaparece, es decir, de que hemos dejado de trabajar con él.
Por último encontramos las trayectorias de animación, que no se representan por una estrella, sino por una línea que dibuja el camino que recorrerá el objeto. Como podemos ver en esta imagen hay diferentes tipos de trayectorias, incluso Ruta personalizada que permite dibujar la ruta con total libertad utilizando el ratón.
Incluso una vez dibujada la ruta podemos ajustarla con todo detalle pulsando con el botón derecho sobre la ruta y eligiendo Modificar puntos.
Por defecto los puntos de la ruta son puntos rectos (esquinas) pero podemos transformarlos en puntos suaves (redondeados) haciendo clic con el botón derecho en uno de los tiradores blancos de los puntos, aparecerá esta ventana para que cambiemos el tipo de punto.
Encontrarás gran variedad de animaciones al desplegar el botón Más 
. Sin embargo, aún se pueden mostrar más haciendo clic en sus correspondientes opciones del menú.
Animación avanzada.
Sin embargo solo es posible aplicar una animación a cada objeto desde este grupo. Si deseamos incorporar más animaciones, por ejemplo una de entrada y una de salida, deberemos hacerlo desde la opción Agregar animación del grupo Animación avanzada.
En este grupo también podemos Copiar animación para reproducir exactamente la misma sobre otro objeto, o utilizar el menú Desencadenar, que permite escoger qué acción inicia la animación. Gracias a este menú, podríamos, por ejemplo, mostrar un objeto solo si se hace clic previamente en otro.
Panel de animación
El Panel de animación se activa desde el grupo Animación avanzada y muestra un listado de todas las animaciones de la diapositiva. De esta manera, vemos más claramente el orden y los efectos aplicados, así como la forma en que se inician.
Gráficamente apreciamos:
- El orden y número de animaciones de la diapositiva (1, 2...).
- El tipo de animación, mostrando su icono representativo en forma de estrella.
- El tipo de objeto sobre el que se ha aplicado (título, subtítulo, contenido...)
- Su duración y forma de inicio, que se aprecia con las formas situadas a la derecha del nombre del objeto. Si se inician a la vez, o si se inicia uno a continuación del otro, se apreciará en la forma en que se dibujan.
Al seleccionar una animación en el panel observaremos que dispone de un menú desplegable con una serie de opciones, que nos permiten:
Modificar la forma en que se inicia.
Eliminar la animación con el botón Quitar.
Modificar las opciones del efecto aplicado.
O bien cambiar sus intervalos.
Es decir, las mismas opciones que ya hemos aprendido a realizar desde la cinta. Tu tarea es escoger la forma de trabajo que más cómoda te resulte.
Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el ejercicio Animar texto y objetos
Orden de las animaciones
El orden en que se muestran los objetos y textos que se han animado viene definido por el orden de sus animaciones. Por ello, es importante definirlo con sumo cuidado.
Cuando una diapositiva contiene varios objetos lo habitual es que se ejecuten en el orden en que los hemos ido aplicando. Sin embargo, esto no siempre será lo que deseemos. Podemos cambiar el orden seleccionando su pequeño número representativo y pulsando los botones Mover antes y Mover después.
Es mucho más cómodo, en cambio, utilizar el Panel de animación. Así, viendo el listado de todas las animaciones, podemos utilizar el botón 
para modificar su orden de aparición.
Hay que tener en cuenta que el orden no se establece para cada objeto animado, sino para cada momento, y este viene determinado por la forma en que se inician las animaciones. Es decir, si se inicia Al hacer clic, Con la anterior o Después de la anterior.
Esto se entenderá mejor con el siguiente ejemplo. Tenemos tres objetos, cada uno con una animación que establece cuándo aparecerán en la diapositiva.
Si los tres se inician Al hacer clic, los tres estarán en el mismo nivel en el Panel de animaciones. Por lo tanto se definirán como 1, 2 y 3 tanto en el panel como en la diapositiva.
En cambio, si establecemos que una de ellas (Imagen 5) se inicie Con la anterior, dejará de tener el orden 3 y pasará a mostrarse en la diapositiva con el mismo número que la que haya justo antes que ella. Ambas animaciones se ejecutarán juntas en segundo lugar.
Si establecemos que una se ejecute Después de la anterior la numeración será igual que en el caso anterior. La diferencia será que en el panel se mostrará el objeto que representa su ejecución justo después de que finalice el anterior (es decir, con un desplazamiento a la derecha).
Definiremos el orden de las animaciones para cada una de las diapositivas donde las haya.
Transición de diapositiva
La transición de diapositiva nos permite determinar cómo va a producirse el paso de una diapositiva a la siguiente a fin de lograr efectos visuales más estéticos.
Para aplicar la transición a una diapositiva despliega la ficha Transiciones y selecciona una de las opciones de Transición a esta diapositiva.
Al igual que en las animaciones, en función de la transición escogida podremos modificar las Opciones de efectos desde el correspondiente botón. También podemos configurar la forma en que se ejecutará la transición desde el grupo Intervalos.
Definiremos si queremos que suene algún Sonido durante la transición de entre los que se muestran en la lista.
- La duración del efecto.
- Y una característica muy importante, si la diapositiva cambiará a la siguiente Al hacer clic con el mouse o Después de un tiempo determinado.
El botón Aplicar a todo hace que la configuración escogida se aplique a todas las diapositivas de la presentación, independientemente del efecto de transición que se les asigne.
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